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02 octobre 2009

18 minutes pour gérer votre journée efficacement

La problématique de gestion du temps est une constante pour beaucoup d'entre nous.
Personnellement la méthode de David Allen "Getting Things Done" (ou encore appelée par son petit nom GTD tellement cette méthode est connue) m'a beaucoup apportée.

Logo-remember-the-milk J'utilise le gestionnaire de tâches Remember The Milk à outrance. J'y ai créé des "Smart List" suivant les différentrs projets sur lesquels je travaille et les listes classiques préconnisée par le GTD. Mes listes des taches sont synchronisées avec mon BlackBerry pour être efficace même si je suis en rendez-vous à l'extérieur.

Logo-twitter Mais pourtant certaines fois ma productivité en prend un coup et c'est la faute aux réseaux sociaux ou plus exactement à Twitter (je suis très rarement sur Facebook). J'adore de plus en plus ce nouveau moyen de communication et de veille qui permet de créer des relations synpatiques (sur une plateforme pourtant impersonnelle).D'ailleurs Twitter gagne du terrain sur mon blogging dans l'usage de mon temps. Je twitte plusieurs fois par jour alors que je peine à bloguer une à deux fois par semaine (mon objectif).

Logo-harvard Bref mes états d'âme étant passée, voici une méthode qui semble très intéressante pour rester focalisée et ne pas se laisser perdre dans les abysses de Twitter. Article d'origine lu dans le très vénérable Havard Business Review. (désolé c'est en anglais)

STEP 1 (5 Minutes) Set Plan for Day.
Before turning on your computer, sit down with a blank piece of paper and decide what will make this day highly successful. What can you realistically accomplish that will further your goals and allow you to leave at the end of the day feeling like you've been productive and successful? Write those things down.

Now, most importantly, take your calendar and schedule those things into time slots, placing the hardest and most important items at the beginning of the day. And by the beginning of the day I mean, if possible, before even checking your email. If your entire list does not fit into your calendar, reprioritize your list. There is tremendous power in deciding when and where you are going to do something.

In their book The Power of Full Engagement, Jim Loehr and Tony Schwartz describe a study in which a group of women agreed to do a breast self-exam during a period of 30 days. 100% of those who said where and when they were going to do it completed the exam. Only 53% of the others did.

In another study, drug addicts in withdrawal (can you find a more stressed-out population?) agreed to write an essay before 5 p.m. on a certain day. 80% of those who said when and where they would write the essay completed it. None of the others did.

If you want to get something done, decide when and where you're going to do it. Otherwise, take it off your list.


STEP 2 (1 minute every hour) Refocus.
Set your watch, phone, or computer to ring every hour. When it rings, take a deep breath, look at your list and ask yourself if you spent your last hour productively. Then look at your calendar and deliberately recommit to how you are going to use the next hour. Manage your day hour by hour. Don't let the hours manage you.


STEP 3 (5 minutes) Review.
Shut off your computer and review your day. What worked? Where did you focus? Where did you get distracted? What did you learn that will help you be more productive tomorrow?

The power of rituals is their predictability. You do the same thing in the same way over and over again. And so the outcome of a ritual is predictable too. If you choose your focus deliberately and wisely and consistently remind yourself of that focus, you will stay focused. It's simple.

This particular ritual may not help you swim the English Channel while towing a cruise ship with your hands tied together. But it may just help you leave the office feeling productive and successful.

And, at the end of the day, isn't that a higher priority?

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Commentaires

j'adore vos ateliers, c'est vraiment sympa!

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